Productivitate si îmbunătățire continua cu „filozofia Toyota”
In anii de după al doilea război Mondial, liderii din industria auto americana au vizitat fabricile Toyota pentru a vedea la fata locului modalitatea de lucru a japonezilor prin care puteau sa producă atât de mult intr-un timp atât de scurt. Au descoperit faptul ca productivitatea lor era influențată de o filozofie bazata pe inovație si care motivează intrinsec angajații in a schimba in bine procese, proceduri si nu in ultimul rând chiar pe ei înșiși
I. Filozofia Kaizen
In loc sa-si penalizeze angajații pentru erorile făcute, Toyota ii încurajează sa oprească producția oricând pentru a remedia problema sau sa ofere sugestii managementului despre cu sa reducă risipa si sa crească eficienta. Ca rezultat, fabricile Toyota a redus considerabil costurile cu rebuturile, beneficiind de o îmbunătățire continua. Aceasta filozofie, denumita Kaizen, a fost repede adoptata de americani, si aplicata in majoritatea industriilor importante.
Pe scurt, abordarea Kaizen este bazata pe o îmbunătățire continua care va genera o schimbare majora in timp. In limba Japoneza, înseamnă schimbare in bine.
Chiar daca Kaizen se aplica in general proceselor industriale precum lanțul de aprovizionare sau logistica, este foarte util si la nivelul productivității individuale schimbând obiceiuri. Kaizen este mai mult despre ajustări inteligente, acceptarea greșelii sau aplicarea celor învățate pentru a lucra mai bine. Este incompatibil cu formularea des auzita prin unele organizații “go big or go home”.
Principiile de baza ale abordării kaizen si impactul in productivitate
La baza abordării Kaizen sta asumarea pentru îmbunătățirea continua a eficacității, a satisfacției angajaților si reducerea pierderilor.
Principalele elemente de îmbunătățire continuă a Kaizen includ:
- Standardizarea si automatizarea proceselor astfel încât acestea să poată fi repetate și organizate evitând repetarea erorilor
- Concentrare pe monitorizare și evaluarea progresului folosind datele
- Compara rezultatele cu cerințele (ai livrat ce ai promis?)
- Caută permanent modalități noi si mai bune prin care sa ajungi la rezultate similare
- Deschidere la schimbări si circumstanțe noi vizând perfecționarea in timp a metodelor de lucru
Din moment ce Kaizen este o filozofie si nu un sistem rigid, este flexibil si adaptabil indiferent de stilul de lucru, preferințe sau personalitate. Se pot alege acele practici care rezonează cu cel care aplica. Sunt persoane care prefera abordarea “Get 1% better each day.” , alții care prefera Kaizen prin 5S (Sort, Straighten, Shine, Standardize, Sustain).
Productivitate si imbunatatire continuă prin Kaizen, eliminand ceea ce nu aduce plus valoare din perspectiva clientului.
Trei modalități prin care sa aplici filozofia Kaizen in modul de lucru sau la nivel personal
Dacă principiile lui Kaizen în teorie pot fi ca o povara, fiți siguri că oamenii sunt dornici să caute îmbunătățiri, ceea ce înseamnă că majoritatea acestor principii pot fi aplicate intuitiv.
Indiferent dacă se dorește creșterea productivității la birou, reducând întreruperile sau finalizarea unui proiect personal, acestea ajuta la îndeplinirea obiectivului – treptat.
1. Identifica unde se pierde timp si energie
Unul dintre principiile de baza ale Kaizen este reducerea pierderilor. Poate fi realizat prin mai multe cai iar cheia este sa faci mai puțin. Nu mai mult!
Daca nu găsești timp sa aloci proiectelor importante pentru tine, este foarte posibil ca o parte din timp sa fie irosit in activități inutile.
Verificați ceea ce trebuie să nu mai faceți. De multe ori nu suntem conștienți de distragerile sau întreruperile de care avem parte zilnic. Pentru a evita încărcarea cu activități care nu aduc beneficii rolului pe care in aveți, programul făcut in avans este un bun start.
2. Identifica micile schimbări cu efect major in productivitate
Atunci când identifici ce vrei sa îmbunătățești, cheia este sa începi cu schimbări mici. Asta fiind cumva împotriva instinctului nostru “vrea totul ieri”. Si daca nu ne dorim rezultate peste noapte, atunci le-am dori într-o săptămâna sau doua. Luând in considerare îmbunătățirea graduala, pe lângă efectele benefice asupra productivității vom experimenta si o stare psihica buna!
Spre exemplu, daca vrei sa fi mai productiv astfel încât sa pleci de la birou la o ora rezonabila, gândește-te ce modificări minime trebuie sa faci pentru ca acest lucru chiar sa se întâmple. Poate sa ajungi cu 15 min mai devreme, poate sa nu ajuți un coleg care iți cere ajutor fără sa se informeze mai întâi singur, poate ai nevoie de mai multe pauze care sa iți ofere claritate pe timpul zilei, etc…
Chiar daca metodele pe care le încerci nu dau roade, este important sa încerci mereu ceva diferit, pana ce ele fac sens si te ajuta in îndeplinirea obiectivului final.
3. Aloca timp pentru a examina ce funcționează și ce ar putea fi îmbunătățit.
Când suntem ocupați, nu ne facem timp pentru evaluări si analize a ceea funcționează si ce nu. Ca sa funcționezi in modul Kaizen, este nevoie de momente de reflexie pentru a vedea cum merg lucrurile, mai ales atunci când simți ca sunt elemente care te întârzie din ceea ce ti-ai propus.
Făcând o paralela cu angajații Toyota care opresc linia de producție, întrerupe activitatea și vezi ce anume nu este in regula, de ce nu ești productiv, întâmpini un blocaj sau te simțiți enervat, frustrat sau distras.
Aceste reacții indică o “defecțiune” a modului de funcționare personal care trebuie reparată, si este de asemenea o oportunitate de a exersa autocontrolul.
Este forte important sa iți aloci, la fel ca in cazul unei întâlniri importante, un timp de reflexie săptămânal, in care sa-ti stabilești focusul pentru săptămâna următori. Vei putea pune in balans atât experiențele pozitive cat si pe cele negative, optimizând modul in care vei ajunge la rezultatul dorit
Raportarea este unul dintre cele mai importante procese de management iar cei implicați, atât cei care întocmesc cat si cei care le utilizează, trebuie sa considere ca exista mereu un potențial semnificativ de îmbunătățire. Optimizarea conținutului, întocmirea lor cât mai rapidă și facilă, structura si prezentarea grafică, sunt câteva dintre direcțiile ce trebuie urmărite în implementarea și mentenanța unui sistem de management al proceselor de business, în vederea generării de rapoarte relevante. Alfa mai multe despre automatizare procese de business prin implementare sistem CRM.
Rezultatele unei abordări de tip Kaizen
Kaizen este alternativa practica la sentimentele de înfrângere deznădejde și eșec pe care le experimentăm după stabilirea unor obiective prea ambițioase si pe care le abandonam câteva săptămâni mai târziu.
Kaizen nu iți schimba viată peste noapte ci te pune in mișcare încet-încet.
II. Metoda LEAN pentru imbunatatirea proceselor
Spiritul îmbunătățirii continue trebuie să fie viu și mereu prezent în mintea noastră permanent. Ne responsabilizează și ne focusează pe ceea ce este de făcut, astfel încât, să rezolvăm problema. Filozofia LEAN creează valoare și elimină pierderile și risipa. În același timp, se reduc costurile și se crește eficiența și calitatea. În cele ce urmează, vei regăsi principiile LEAN și cum se aplică, indiferent de aria de activitate, logistică proiectare si prelucrare, etc…
Contextul:
Exista diverse sisteme sisteme de Product Data Management, Product Life Cycle Management sau mai nou, platformele colaborative ce au rolul de digitalizare si integrare procese dintr-o organizație. De la marketing la vânzări si până la proiectare, prelucrare sau productie, sunt unelte care ajută în procesul de creare a valorii și a experienței pentru clienți. Aceste sisteme sunt parte din strategia de cloud, prima etapa din transformarea digitală a oricărei companii care vrea să rămână competitivă în era digitală.
Ce este LEAN
Pe scurt, LEAN este o modalitate sistematică de îmbunătățire a proceselor, eliminând pierderi și risipă de timp sau energie cât de mult posibil astfel încât clienții să primească maximum de valoare.
Ce înseamnă “Valoare”?
În funcție de tipul procesului de business și aria de activitate, valoarea o definește numai clientul. Pe ce este dispus clientul să plătească, reprezintă valoarea din definiția LEAN
Prin eliminarea pierderilor, mai putem înțelege și relocarea resurselor care nu aduc valoare într-un proces, utilizându-le în altă parte.
Beneficiile adoptării metodologiei LEAN
- Pe lângă obiectivul de a reduce pierderile și risipa creând valoare pentru client, LEAN are un impact pozitiv în ceea ce privește satisfacția și moralul angajaților din organizație.
- Este un model care te împuternicește pe tine, ca angajat, să-ți îmbunătățești continuu procesele. Le cunoști și știi cel mai bine cum pot fi îmbunătățite.
- Aplicat corespunzător, LEAN crește eficiența, eficacitatea și calitatea proceselor. Devenim mai rapizi și facem mai puține erori îmbunătățind astfel și satisfacția clienților.
- LEAN reduce costurile operaționale. Pe măsură ce procesele devin mai eficiente vom avea la dispoziție resurse pe care le putem folosi în altă parte.
- Îmbunătățirea proceselor eliberează de unele sarcini angajații, aceștia având mai mult timp și energie pentru activități ce aduc valoare.
- Este un proces continuu de eliminare a pierderilor, ceea ce duce la o îmbunătățire continua.
Pe lângă focusul de a aduce valoare pentru client, putem spune despre LEAN:
It’s about the process not the people.
Un proces este un set de activități între input și output utilizând resurse. Intr-un proces, aceste activități pot fi împărțite în trei categorii.
Activități NON-Valoare: Acestea nu aduc nicio valoare proceselor sau produselor fiind consumatoare de energie și timp. Nimeni nu plătește de bună voie costurile asociate acestor activități. Prezența lor în exces duce la insatisfacție și iritare a clienților.
Activități cu valoare adăugată: Sunt esențiale, deoarece îmbunătățesc procesele din punct de vedere al productivității și al calității, contribuind la valoarea totală a produsului sau serviciului.
Activități care fac posibilă valoarea adăugată: nu aduc valoare clienților dar sunt esențiale deoarece face posibilă continuitatea proceselor.
Deoarece aproximativ 80% din activitățile unui proces sunt NON-Valoare, scopul abordării LEAN este de a le identifica și a le elimina.
Eliminarea pierderilor și a rebuturilor
Metodologia LEAN, precum și cel KAIZEN, a derivat din modul de producție al Fabricilor Toyota (TSP), pierderea fiind element comun și central. Chiar dacă este potrivită în producția de volum mare, are aplicabilitate în oricare mediu în care regăsim pierderi, risipî sau rebuturi, indiferent dacă vorbim despre produse sau servicii.
Pierderile identificate în proces sunt cunoscute ca “Muda”, un termen japonez introdus de inginerul Taiichi Ohno(Toyota) in 1960. Utilizând metodologia LEAN, se urmărește eliminarea a 8 tipuri de pierderi după cum urmează:
Defecte – Efortul de control, repararea erorilor și/sau refacere
Supraproducție – Producție mai mare de produse sau servicii decât are nevoie piața de desfacere sau pe care le utilizează procesele care îi urmează
Așteptare – Timpul de inactivitate cauzat de lipsa informațiilor, a oamenilor, materialelor sau echipamentelor necesare. Poate include și timpul mare de configurare sau procesarea excesivă de date.
Expertiza neutilizată – Neutilizarea adecvată a competentelor oamenilor. Abilitatea și creativitatea poate contracara risipa de timp, materiale și/sau energie
Transport – Mutarea produselor, echipamentelor, materialelor, informației sau a oamenilor dintr-un loc în altul, fără niciun fel de valoare adăugată pentru produsul sau serviciul final.
Stoc – Stoc sau stocare de informație sau materiale nenecesare și/sau nesolicitate
Mișcare – Mișcare nenecesară a oamenilor care duce la oboseală fizică.
Extra Procesare – Etape din proces care nu aduc niciun fel de valoare produsului sau serviciului incluzând lucru în plus față de specificațiile clientului.
Exemplu de platforma colaborativa. Cu 3DEXPERIANCE poți mapa și apoi îmbunătăți etapele proceselor din lanțul de valoare, rezultând o creștere a eficacității întregii organizații.
Elimină fricțiunile intra și inter departamentale care nu aduc valoare pentru clienți și care generează toate tipurile de pierdere descrise mai sus.
Cum acționezi LEAN
Definește valoarea: Clientul definește valoarea produsului sau serviciului, prin urmare este important să ai un instrument care să faciliteze comunicarea cu aceștia în ambele sensuri
Mapează lanțul de valoare: Lanțul de valoare arată etapele proceselor în urma cărora se creează produsul sau serviciul. Obiectivul este să folosești ceea ce clientul consideră a fi valoare, ca punct de referință pentru toate activitățile care contribuie la crearea ei. Ajută la identificarea activităților NON-Valoare, crescând calitatea și reducând întârzierile.
Creează fluxul către client: Asigură un flux continuu de producție pentru produse sau servicii, fără întreruperi sau întârzieri.
Te ajută să funcționezi printr-un sistem bazat pe cerere(Pull-based). Stocul este considerat unul dintre marii generatori de pierdere din orice sistem de producție. Obiectivul unui astfel de sistem este de a crea pe baza cerințelor de la client, un flux de tip „just in Time”, să nu se producă pe stoc, dar în același timp să asigure continuitate.
Îmbunătățește continuu procesele asigurând calitatea produselor sau serviciilor oferite, iar prin digitalizarea lor, pe baza datelor, se pot lua decizii informate oferind o imagine de ansamblu a întregii companii.
Concluzie:
Transformarea digitală nu mai este o opțiune, ci o nevoie imediată, iar criza coronavirus a scos la iveală multe din problemele operaționale cauzate tocmai de gradul redus de digitalizare în companiile românești. Acest lucru trebuie să se schimbe dacă vrem să producem mai eficient și cu valoare adăugată foarte mare. În speranța că am reușit să-ți transmit importanța pe care o au sistemele informatice în cadrul unei companii, îți propun să ma contactezi pentru a ne cunoaște și a vedea cum ajută organizația ta în mod particular.
