Productivitate si îmbunătățire continua cu „filozofia Toyota”

In anii de după al doilea război Mondial, liderii din industria auto americana au vizitat fabricile Toyota pentru a vedea la fata locului modalitatea de lucru a japonezilor prin care puteau sa producă atât de mult intr-un timp atât de scurt. Au descoperit faptul ca productivitatea lor era influențată de o filozofie bazata pe inovație si care motivează intrinsec angajații in a schimba in bine procese, proceduri si nu in ultimul rând chiar pe ei înșiși

In loc sa-si penalizeze angajații pentru erorile făcute, Toyota ii încurajează sa oprească producția oricând pentru a remedia problema sau sa ofere sugestii managementului despre cu sa reducă risipa si sa crească eficienta. Ca rezultat, fabricile Toyota a redus considerabil costurile cu rebuturile, beneficiind de o îmbunătățire continua. Aceasta filozofie, denumita Kaizen, a fost repede adoptata de americani, si aplicata in majoritatea industriilor importante.

Pe scurt, abordarea Kaizen este bazata pe o îmbunătățire continua care va genera o schimbare majora in timp. In limba Japoneza, înseamnă schimbare in bine.

Chiar daca Kaizen se aplica in general proceselor industriale precum lanțul de aprovizionare sau logistica, este foarte util si la nivelul productivității individuale schimbând obiceiuri. Kaizen este mai mult despre ajustări inteligente, acceptarea greșelii sau aplicarea celor învățate pentru a lucra mai bine. Este incompatibil cu formularea des auzita prin unele organizații “go big or go home”.

Principiile de baza ale abordării kaizen si impactul in productivitate

La baza abordării Kaizen sta asumarea pentru îmbunătățirea continua a eficacității, a satisfacției angajaților si reducerea pierderilor.

Principalele elemente de îmbunătățire continuă a Kaizen includ:

  • Standardizarea si automatizarea proceselor astfel încât acestea să poată fi repetate și organizate evitând repetarea erorilor
  • Concentrare pe monitorizare și evaluarea progresului folosind datele
  • Compara rezultatele cu cerințele (ai livrat ce ai promis?)
  • Caută permanent modalități noi si mai bune prin care sa ajungi la rezultate similare
  • Deschidere la schimbări si circumstanțe noi vizând perfecționarea in timp a metodelor de lucru

Din moment ce Kaizen este o filozofie si nu un sistem rigid, este flexibil si adaptabil indiferent de stilul de lucru, preferințe sau personalitate. Se pot alege acele practici care rezonează cu cel care aplica. Sunt persoane care prefera abordarea “Get 1% better each day.”  , alții care prefera Kaizen prin 5S (Sort, Straighten, Shine, Standardize, Sustain).

Imbunatatire activitate si productivitate prin Kaizen
Productivitate si imbunatatire continuă prin Kaizen, eliminand ceea ce nu aduce plus valoare din perspectiva clientului.

Trei modalități prin care sa aplici filozofia Kaizen in modul de lucru sau la nivel personal

Dacă principiile lui Kaizen în teorie pot fi ca o povara, fiți siguri că oamenii sunt dornici să caute îmbunătățiri, ceea ce înseamnă că majoritatea acestor principii pot fi aplicate intuitiv.

Indiferent dacă se dorește creșterea productivității la birou, reducând întreruperile sau finalizarea unui proiect personal, acestea ajuta la îndeplinirea obiectivului – treptat.

1. Identifica unde se pierde timp si energie

Unul dintre principiile de baza ale Kaizen este reducerea pierderilor. Poate fi realizat prin mai multe cai iar cheia este sa faci mai puțin. Nu mai mult!

Daca nu găsești timp sa aloci proiectelor importante pentru tine, este foarte posibil ca o parte din timp sa fie irosit in activități inutile.

Verificați ceea ce trebuie să nu mai faceți. De multe ori nu suntem conștienți de distragerile sau întreruperile de care avem parte zilnic. Pentru a evita încărcarea cu activități care nu aduc beneficii rolului pe care in aveți, programul făcut in avans este un bun start.

2. Identifica micile schimbări cu efect major in productivitate

Atunci când identifici ce vrei sa îmbunătățești, cheia este sa începi cu schimbări mici. Asta fiind cumva împotriva instinctului nostru “vrea totul ieri”. Si daca nu ne dorim rezultate peste noapte, atunci le-am dori într-o săptămâna sau doua. Luând in considerare îmbunătățirea graduala, pe lângă efectele benefice asupra productivității vom experimenta si o stare psihica buna!

Spre exemplu, daca vrei sa fi mai productiv astfel încât sa pleci de la birou la o ora rezonabila, gândește-te ce modificări minime trebuie sa faci pentru ca acest lucru chiar sa se întâmple. Poate sa ajungi cu 15 min mai devreme, poate sa nu ajuți un coleg care iți cere ajutor fără sa se informeze mai întâi singur, poate ai nevoie de mai multe pauze care sa iți ofere claritate pe timpul zilei, etc…

Chiar daca metodele pe care le încerci nu dau roade, este important sa încerci mereu ceva diferit, pana ce ele fac sens si te ajuta in îndeplinirea obiectivului final.

3. Aloca timp pentru a examina ce funcționează și ce ar putea fi îmbunătățit.

Când suntem ocupați, nu ne facem timp pentru evaluări si analize a ceea funcționează si ce nu. Ca sa funcționezi in modul Kaizen, este nevoie de momente de reflexie pentru a vedea cum merg lucrurile, mai ales atunci când simți ca sunt elemente care te întârzie din ceea ce ti-ai propus.

Făcând o paralela cu angajații Toyota care opresc linia de producție, întrerupe activitatea și vezi ce anume nu este in regula, de ce nu ești productiv, întâmpini un blocaj sau te simțiți enervat, frustrat sau distras.

Aceste reacții indică o “defecțiune” a modului de funcționare personal care trebuie reparată, si este de asemenea o oportunitate de a exersa autocontrolul.

Este forte important sa iți aloci, la fel ca in cazul unei întâlniri importante, un timp de reflexie săptămânal, in care sa-ti stabilești focusul pentru săptămâna următori. Vei putea pune in balans atât experiențele pozitive cat si pe cele negative, optimizând modul in care vei ajunge la rezultatul dorit

Raportarea este unul dintre cele mai importante procese de management iar cei implicați, atât cei care întocmesc cat si cei care le utilizează, trebuie sa considere ca exista mereu un potențial semnificativ de îmbunătățire. Optimizarea conținutului, întocmirea lor cât mai rapidă și facilă, structura si prezentarea grafică, sunt câteva dintre direcțiile ce trebuie urmărite în implementarea și mentenanța unui sistem de management al proceselor de business, în vederea generării de rapoarte relevante. Alfa mai multe despre automatizare procese de business prin implementare sistem CRM.

Rezultatele unei abordări de tip Kaizen

Kaizen este alternativa practica la sentimentele de înfrângere deznădejde și eșec pe care le experimentăm după stabilirea unor obiective prea ambițioase si pe care le abandonam câteva săptămâni mai târziu.

Kaizen nu iți schimba viată peste noapte ci te pune in mișcare încet-încet.